Teemby18 mai 2026 · 6 min de lecture
Réinscriptions club sportif : checklist + template email pour juin
Mai-juin, c'est le deuxième grand moment de l'année pour ton club, après la porte ouverte de septembre. C'est le moment où tu sécurises 60 à 80% de ta saison N+1 en confirmant les familles existantes — bien avant d'ouvrir aux nouveaux.
Bien fait, ça t'évite la panique d'août. Mal fait, tu te retrouves en septembre avec des groupes à moitié vides parce que les familles « pensaient s'être réinscrites » et n'ont rien fait.
Voici la checklist + le template email à copier-coller.
Pourquoi lancer les réinscriptions en mai-juin
Trois raisons :
- Les familles décident en juin si elles continuent ou non. Si tu attends septembre pour demander, certaines ont déjà inscrit leur enfant ailleurs.
- Tu libères tes places en avance. Les familles qui ne reconduisent pas te le disent en juin, tu peux ouvrir leur place aux nouveaux dès la porte ouverte de septembre.
- Tu connais ton effectif réel dès juin — assez tôt pour ajuster ton nombre de groupes, embaucher un coach supplémentaire si besoin, ou au contraire fusionner deux groupes peu remplis.
Le mauvais timing : lancer fin août. Trop tard, les familles sont en vacances, tu reçois 30% de réponses et tu paniques le 1er septembre.
Le bon timing : lancer mi-mai, deadline fin juin pour donner le temps aux familles + une relance avant les vacances.
Le process en 4 étapes
Étape 1 : Préparer la liste
Liste tes joueurs de la saison en cours, avec :
- nom de famille (utilisé pour grouper les fratries dans la communication)
- email parent
- téléphone parent (backup si pas d'email)
- groupe actuel
- groupe proposé pour la saison suivante (généralement la tranche d'âge au-dessus, ou même groupe si stagnation)
Si tu utilises Teemby, cette liste est générée automatiquement à partir des affectations de la saison en cours.
Étape 2 : Envoyer le mail de réinscription
C'est le mail clé. Il doit :
- Annoncer le démarrage de la saison N+1
- Proposer le groupe envisagé pour leur enfant
- Donner une deadline claire (« avant le 30 juin »)
- Expliquer ce qui se passe s'ils ne répondent pas
- Inclure un lien direct pour valider ou modifier (pas un formulaire papier à imprimer)
Template ci-dessous.
Étape 3 : Relancer 2 semaines avant la deadline
Mail de relance courte : « Bonjour {prenom}, votre place pour la saison prochaine n'est pas encore confirmée — merci de cliquer ici avant le 30 juin ».
Pour les familles sans email, c'est le moment du coup de fil ou du SMS personnel.
Étape 4 : Clôturer + ouvrir les places libérées
Au 1er juillet :
- Les familles qui ont validé sont en compte pour septembre
- Les familles qui ont explicitement décliné : leurs places sont libérées
- Les familles qui n'ont rien dit : tu choisis ta politique. Recommandation = considérer comme non-réinscrites (sinon tu te retrouves en septembre avec des fantômes).
Tu ouvres les places libérées à la liste d'attente d'abord, puis à la porte ouverte de septembre.
Le template email (à copier-coller)
Objet : Réinscriptions saison 2026-2027 — confirme la place de {prenom}
Bonjour,
L'année tennis touche à sa fin et c'est déjà le moment de préparer la
saison prochaine. {prenom} a passé une bonne année dans le groupe
"{nom_du_groupe}" — bravo pour les progrès !
Pour la saison 2026-2027, nous proposons à {prenom} de continuer dans
un groupe adapté à son âge et son niveau. Le détail du créneau (jour,
horaire, terrain) figure dans le formulaire ci-dessous.
⏰ Merci de confirmer ou modifier votre choix AVANT le 30 juin 2026 en
cliquant sur le lien personnel reçu séparément.
Si nous ne recevons pas de réponse de votre part avant le 30 juin, la
place sera libérée et proposée à d'autres familles.
Si vous souhaitez un autre créneau, indiquez-le directement dans le
formulaire — nous étudierons votre demande en priorité.
Une question ? Réponds simplement à ce mail.
L'équipe du {nom_du_club}
Astuce : personnalise systématiquement avec le prénom de l'enfant. Un mail avec « votre enfant » sonne admin ; un mail avec « Léa » est lu et traité.
Si tu utilises Teemby pour envoyer le mail de réinscription, les variables qui sont automatiquement substituées sont {prenom}, {nom}, {nom_du_groupe} et {nom_du_club}. Les autres infos (créneau, lien personnel) sont gérées par le flow lui-même — Teemby envoie en plus un lien magic-link individuel par famille pour qu'elle valide ou modifie la proposition.
Le template SMS (familles sans email)
Pour les ~20% de familles qui n'ont pas d'email à jour, prévois aussi un SMS court à envoyer manuellement :
Bonjour, l'inscription de [PRENOM] pour 2026-2027 n'est pas encore
confirmée. Merci de répondre à ce SMS avant le 30/06 si vous
souhaitez maintenir la place. Sans réponse, elle sera libérée.
Le club.
(Remplace [PRENOM] par le prénom de l'enfant à la main avant d'envoyer.)
Gestion des cas particuliers
La famille qui veut changer de groupe
Réponds dans les 48h avec :
- la disponibilité du créneau souhaité
- une alternative si le créneau est plein
- la procédure pour valider le nouveau choix
Ne fais pas automatiquement les changements — demande toujours une validation explicite.
La famille qui demande à arrêter
Réponds avec un mot court de remerciement (ils peuvent revenir l'année d'après) et précise :
- la date du dernier cours de la saison en cours
- si une attestation de paiement est nécessaire (CE, comité d'entreprise…)
- la procédure pour réintégrer à terme
Les fratries
Si tu réinscris l'aîné(e) dans un nouveau groupe, vérifie l'impact sur la fratrie : est-ce que le créneau est compatible avec l'autre enfant ? Les parents apprécient quand tu anticipes.
Le changement de coordonnées
Profite de ce moment pour faire mettre à jour les contacts des familles : email, téléphone, adresse. C'est l'occasion idéale, et ça évite les soucis en cas d'urgence ou d'annulation.
Les erreurs à éviter
| Erreur | Conséquence | | ---------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | Mail générique sans le prénom de l'enfant | Faible taux de lecture, action différée | | Pas de deadline claire | Les familles repoussent, tu n'as pas tes effectifs en juillet | | Demander de remplir une fiche papier | Friction énorme, taux de retour divisé par 3 | | Pas de relance avant la deadline | 30% des familles oublient simplement | | Considérer le silence comme un « oui » | Septembre catastrophique avec fantômes | | Lancer les réinscriptions et la porte ouverte en parallèle | Tu te disperses, les anciens ne sont pas priorisés |
La méthode Teemby
Teemby facilite cette campagne :
- Liste de réinscriptions générée automatiquement à partir des affectations de la saison en cours
- Clonage du groupe actuel vers la saison N+1 dans la zone planning, avec passage à la tranche d'âge supérieure quand pertinent — point de départ que l'admin peut ajuster avant d'ouvrir aux familles
- Mail d'ouverture des réinscriptions envoyé en masse avec variables
{prenom},{nom},{nom_du_groupe},{nom_du_club}pré-remplies, contact club en Reply-To - Lien magic-link individuel dans chaque mail : la famille clique, voit la proposition, valide ou demande à modifier — sans mot de passe à mémoriser
- Tableau de bord des validations en temps réel : qui a répondu oui, qui a répondu non, qui n'a rien dit — pour relancer manuellement les non-répondants avant la deadline
- Mail de confirmation automatique à la famille une fois la réinscription approuvée par le bureau
Essaie 14 jours gratuit — la campagne de réinscriptions est l'une des features les plus aimées par les bureaux qui ont basculé sur Teemby.
En résumé
- Lance en mai, deadline fin juin
- Mail personnalisé avec prénom de l'enfant et proposition de groupe précise
- Deadline claire + relance avant la deadline
- Silence = non (sinon septembre catastrophique)
- Profite-en pour mettre à jour les coordonnées des familles
Bien fait, tu démarres la saison N+1 avec 70% de tes effectifs sécurisés dès juillet. La porte ouverte de septembre devient un complément, pas un test de survie.
Mets en place tes réinscriptions avec Teemby — 14 jours gratuit, résiliable à tout moment.