Teemby18 mai 2026 · 7 min de lecture
Comment organiser la porte ouverte de son club sportif : checklist complète
La porte ouverte de septembre, c'est le moment où ton club joue sa rentrée. 50 à 200 familles à inscrire en quelques heures, des coachs sur 4 tablettes, des fratries à placer ensemble, et tout doit rouler comme une horloge sinon les parents repartent.
Voici la checklist complète pour que ça se passe sans stress, de la préparation 6 semaines avant jusqu'au suivi des premières semaines.
Pourquoi la porte ouverte est critique
C'est 70 à 80% des inscriptions de l'année qui se font à ce moment-là. Une mauvaise journée et tu te retrouves avec :
- des familles qui repartent sans s'inscrire parce que la queue était trop longue
- des erreurs de placement qui se découvrent en novembre (l'enfant est dans le mauvais groupe)
- des fratries séparées qui finissent par tout annuler en octobre
- des bénévoles épuisés qui ne reviennent pas l'année suivante
Une bonne porte ouverte, à l'inverse, te donne toute la saison pour respirer.
6 semaines avant : la préparation
Inventaire et capacité
Liste tes groupes pour la saison à venir, avec pour chacun :
- la tranche d'âge cible
- le niveau cible (débutant, perfectionnement, compétition…)
- le créneau (jour + heure)
- le lieu (court, terrain, dojo…)
- le coach assigné
- la capacité max (le chiffre clé)
Si tu attends 60 inscriptions et que tu n'as que 50 places, prends la décision maintenant : ouvrir un groupe supplémentaire, ou prévoir une liste d'attente bien rodée.
Coachs et bénévoles
Confirme les coachs un par un. Pour la porte ouverte elle-même, prévois :
- 2 à 3 personnes au formulaire d'inscription (qui saisissent les enfants)
- 1 personne dédiée à l'orientation (qui accueille, oriente vers le bon comptoir)
- 1 ou 2 coachs disponibles pour répondre aux questions techniques (niveau du gamin, place dans tel groupe…)
Si tu peux mettre 4 personnes avec une tablette en parallèle, tu divises ton temps d'attente par 4.
Le matériel
- 3 à 4 tablettes (ou portables) avec une bonne connexion 4G/wifi
- Une imprimante d'appoint pour les badges
- Du papier, des stylos, des chemises pour les inscriptions papier (backup)
- Une caisse pour les chèques de caution si demandés
- Un panneau d'affichage avec les groupes proposés et leurs créneaux
4 semaines avant : la communication
Annonce aux familles existantes
Mail aux familles de l'an passé : « Réinscriptions ouvertes du X au Y, porte ouverte le Z pour les nouveaux ». Tu les fais passer en priorité avant d'ouvrir aux nouveaux.
Si tu utilises Teemby, tu peux ouvrir les renouvellements en un clic et chaque famille reçoit son lien personnel.
Annonce aux nouveaux : le QR code
Imprime un lien d'inscription publique en QR code que tu colles :
- à l'entrée du club
- sur les flyers distribués dans les écoles primaires du quartier
- sur les réseaux sociaux du club
- chez les partenaires (boulanger, pharmacie…)
Les parents pré-inscrivent leur enfant depuis chez eux la veille. Le jour J, tu n'as plus qu'à valider — l'inscription prend 30 secondes au lieu de 5 minutes.
2 semaines avant : la répétition
Fais une simulation à blanc avec ton équipe :
- 3 bénévoles inscrivent 5 enfants fictifs chacun, en parallèle, sur leurs tablettes
- Tu chronomètres
- Tu identifies les frictions (un coach qui ne sait pas où cliquer, un champ flou, un cas tordu)
C'est aussi le moment de finaliser les groupes pleins et de préparer la communication « ce groupe est complet, voilà l'alternative ».
La veille : préparation finale
- Charge les tablettes à 100%
- Imprime le plan des groupes en grand format (visible de loin)
- Prépare des chemises par tranche d'âge avec les fiches papier de secours
- Note les téléphones d'urgence de tous les coachs sur un papier (au cas où ils sont en retard)
- Prévois café et viennoiseries pour les bénévoles : ils tiendront 4-5h sans pause
Le jour J : déroulé heure par heure
1h avant (8h pour une porte ouverte de 9h)
- Tout le monde est sur place
- Briefing de 15 minutes : qui fait quoi, où sont les tablettes, quels sont les groupes encore disponibles
- Test rapide : chaque bénévole inscrit un enfant fictif sur sa tablette pour vérifier que tout marche
Heure 1 : l'afflux
C'est le pic. Les familles arrivent en masse. Reste calme :
- Le bénévole d'accueil oriente vers le comptoir libre
- Chaque inscription suit le même process : 5 champs, validation, badge imprimé
- Les fratries arrivent ensemble, on les inscrit dans la foulée
Si l'attente passe à plus de 10 minutes, fais des annonces : « on prend votre nom et numéro, on vous appelle dans 30 minutes ».
Heure 2-3 : le rythme de croisière
L'afflux baisse. C'est le moment de :
- Répondre aux familles qui ont des questions plus complexes
- Caser les cas tordus (le gamin qui veut jouer avec son cousin du club voisin)
- Faire un point milieu de matinée : combien d'inscriptions, combien de places libres, qui est sur liste d'attente
Heure 4 : la fin
Tu commences à proposer les créneaux moins demandés. C'est le moment d'orienter les indécis vers les groupes qui ont besoin de monde.
Pour les familles qui sont passées sans s'inscrire (« je vais réfléchir »), prends leur email systématiquement. Tu pourras relancer dans la semaine.
La semaine d'après : le suivi
J+1 : les confirmations
Envoie un mail récap à toutes les familles inscrites :
- Le groupe, le coach, le créneau, le lieu
- La date du premier cours
- Le matériel à apporter
- Les coordonnées de contact
Si tu utilises Teemby, c'est automatique — le mail de confirmation part au moment de la validation et inclut un .ics qui ajoute le cours au calendrier des parents.
J+3 : les indécis
Relance les familles qui sont passées sans s'inscrire avec un mail court : « On vous a vu(e) à la porte ouverte, voilà les groupes encore disponibles, et voilà comment s'inscrire en ligne ».
J+7 : le premier cours
Le premier cours du nouveau groupe est le moment de vérité. Vérifie que les coachs ont bien leur liste de présence, que le matériel est prêt, et envoie un mail rappel la veille.
Pour les absences au premier cours, relance dès le lendemain — c'est le bon moment pour caler les retardataires ou détecter les abandons précoces.
Les erreurs classiques à éviter
| Erreur | Conséquence | Prévention | | ---------------------------------- | --------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | | Tout inscrire à la main sur papier | Erreurs de saisie, perte de fiches, ressaisie après la PO | Tablettes + outil partagé en temps réel | | Pas de QR pré-inscription | Queue de 30 min, familles qui repartent | QR collé partout, distribué 2 semaines avant | | Coachs absents du processus | Erreurs de placement, gamin dans le mauvais niveau | 1 ou 2 coachs présents pour les questions techniques | | Pas de plan des groupes affiché | Confusion, parents qui demandent les mêmes infos 10 fois | Panneau A3 visible avec créneaux + créneaux complets | | Aucun suivi après | Désengagement, abandons silencieux | Mail récap J+1, relance J+3, rappel J+7 |
La méthode Teemby
Teemby est l'outil qu'on a construit pour exactement ce moment-là.
- Inscription d'un enfant en 30 secondes : 5 champs, le moteur classe les 3 meilleurs groupes par tranche d'âge / niveau / dispos / contraintes (fratries), tu cliques, l'enfant est placé. Disponible sur tous les plans.
- Lien public en QR : à imprimer et coller à l'entrée du club + dans les écoles, les familles pré-inscrivent depuis chez eux la veille. Feature du plan Pro.
- Mode porte ouverte sur tablette : interface plein écran simplifiée que tu donnes à un bénévole pour qu'il n'accède qu'au formulaire d'inscription, pas à tes réglages. Feature du plan Pro.
- Multi-coachs synchronisés : 3 ou 4 tablettes en parallèle, tout se synchronise en temps réel grâce à Postgres + Supabase Realtime, plus d'écrasement. Disponible sur tous les plans.
- Mails de confirmation automatiques envoyés à la famille au moment de l'affectation, avec un .ics qui ajoute le créneau au calendrier. Feature du plan Pro.
Essaie 14 jours gratuit sans carte bancaire — l'essai donne accès au plan Pro complet pour que tu puisses tester toutes ces features avant la rentrée. La porte ouverte est le seul moment où ton outil de gestion doit vraiment performer — c'est exactement pour ça qu'on a fait Teemby.
En résumé
Une bonne porte ouverte, c'est :
- 6 semaines avant : inventaire des groupes + capacité + coachs
- 4 semaines avant : communication aux anciens + QR aux nouveaux
- 2 semaines avant : simulation à blanc
- La veille : matériel + plan des groupes
- Jour J : briefing, accueil orienté, inscriptions rapides
- Après : confirmation J+1, relance J+3, rappel J+7
Pas besoin d'être 10 bénévoles. Avec 3 personnes bien outillées, tu peux gérer 100 inscriptions en une matinée. L'outil compte plus que le nombre de personnes.
Découvre comment Teemby gère ta porte ouverte — 14 jours gratuit, sans carte bancaire.